Au coeur des AI – Entretien n°1

 

hercule-insertionEntretien avec Marie-Andrée Vassas – Directrice Hercule Insertion

Chaque newsletter de l’ARDIE comporte un entretien avec un directeur d’AI d’IDF. L’objet est de partager une expérience significative de la structure afin de l’analyser et d’en dégager des éléments transposables à chaque AI.

Notre premier entretien porte sur la gestion de marchés avec les communes. L’AI Hercule Insertion est titulaire de 3 marchés avec 3 communes différentes. L’entretien s’attache à mettre en perspective les enjeux de ces marchés et à étudier la stratégie mise en place par l’AI.

 

telechargementLa réforme de la commande publique à modifié les articles liés à l’insertion et aux clauses d’insertion. Par souci de simplicité, les anciens articles du CMP sont utilisés dans l’entretien. Pour plus d’informations, voir l’article sur les actualités en cliquant ici

 

1. L’association en quelques chiffres

 

prez-ai

 

2. Hercule Insertion et les marchés publics

Hercule-Insertion est positionné sur les marchés publics depuis 2010. Globalement, le recours aux clauses sociales a été un moyen d’accéder à de nouveaux marchés et de stabiliser le chiffre d’affaires. De 15%, de production vendue en 2010, l’AI a atteint 32% en 2015 (voire 37% en 2014). En effet, en 2015, 71.000 heures de travail ont été effectuées par l’AI, et 21 530 sont réalisées aujourd’hui dans le cadre des marchés publics. 

Cependant, comme beaucoup d’associations intermédiaires, le niveau d’utilisation et d’implication est différent suivant qu’il s’agit des marchés publics en article 14 et/ou 53 du CMP (sous-traitance) et les marchés publics en article 30 du CMP (titulaire) => Voir schémas

  • marches-publicsL’AI a rencontré une forte diminution du chiffre d’affaire et des heures réalisées en sous-traitance auprès des entreprises titulaires des marchés publics dans le domaine du bâtiment (art 14) qui s’explique par l’importance prise par les autres acteurs (ETTI et ETT) et par l’importance prise par l’embauche directe (33% du total
  • On peut remarquer une augmentation des clauses dont l’AI est titulaire en article 30 du CMP (66% des heures faites sur les marchés publics en 2015 contre 34% en 2014) dans les secteurs du nettoyage et de la restauration collective. La réponse à ces marchés publics a permis de compenser la baisse des subventions et la diminution de certains segments d’activité (baisse de l’activité bâtiment) et/ou d’utilisateurs (les particuliers).

3. Présentation des trois marchés « villes » d’Hercule Insertion 

Depuis 2010, Hercule Insertion travaille à développer ses relations commerciales et partenariales auprès des collectivités territoriales. Le tableau qui suit présente les 3 marchés principaux de l ‘association :

 

3marches

4. Les facteurs déterminants pour obtenir ces marchés

La contractualisation de ces marchés article 30 du CMP, a été possible grâce à :

  • L’implantation sur plusieurs communes et un long processus de rapprochement avec les élus et services techniques des villes dans lesquelles l’AI a un site d’implantation
  • La mutualisation avec les autres AI du département afin de faire reconnaître l’AI comme acteur compétent et légitime sur le territoire. En effet, cette mutualisation a eu pour effet d’allotir un marché de remplacement des agents de service dans les collèges et d’avoir mis sur pied une réponse commune (procédures, répartition géographique etc..) et identique sur l’ensemble du territoire Essonnien. Hercule Insertion a pu ainsi capitaliser sur cette expérience pour asseoir sa notoriété
  • La spécialisation de l’AI sur un type de marché. Hercule Insertion est plus facilement titulaire de marchés publics (art 30 du CMP) dans le secteur du nettoyage. Il s’agit le plus souvent du remplacement ponctuel des personnels communaux ou intercommunaux sur des missions d’entretien des locaux et restauration collective pour lesquelles l’AI a développé une compétence technique et organisationnelle. L’accompagnement aux gestes professionnels ainsi que la formation dispensée permettent une rapide montée en compétence
  • Une réflexion régulière sur la gestion et la stratégje de l’AI. Depuis 2007, Hercule Insertion a été accompagnée à plusieurs reprises par le DLA 91 -Dispositif Local d’Accompagnement (13 jours en collectif et 11.5 en individuel). La structure s’est engagée dans un travail en profondeur sur sa stratégie commerciale

 

5. Les facteurs clés de succès dans la gestion de ces marchés

=> Avant la contractualisation, être proactif, reconnu et légitime

a. Etre dans une relation de confiance et avoir une bonne image sur la commune et/ou s’être fait connaître par une première opération de moins grande envergure réussie. Avoir une antériorité sur le territoire. Une très bonne connaissance de la commune et des lieux d’interventions (jusqu’à 55 sites sur Sainte Geneviève des Bois), les transports de la commune…

b. Une volonté politique et une reconnaissance de la part des services techniques concernés. Le travail de lobby /accompagnement / sensibilisation sur la question permet de faire évoluer les mentalités au sein de la collectivité. Répondre aux questions techniques – lutter contre les préjugés

c. Professionnalisme : capacité à répondre à un marché public. Il faut proposer une qualité de service à la fois auprès des salariés et des donneurs d’ordre, il faut avoir une certaine assise, atteindre une taille critique afin de pouvoir faire face aux marchés publics, il faut pouvoir être identifié, il faut une viabilité économique.

d. Proposer une méthodologie qui permettra de quantifier et qualifier les besoins, de préparer les futures interventions et bien sûr de répondre au marché. Par exemple, Hercule Insertion s’est appuyé sur la méthodologie qui suit pour préciser sa démarche pour un marché d’entretien :

methodologie

 

=> Une organisation, des ressources humaines et outils de gestion modifiés pour être efficace

La mise en œuvre des marchés avec un article 30 du CMP est plus complexe que des marchés clausés avec d’autres articles et l’organisation interne en est directement impactée. Obtenir et gérer ces contrats a demandé une réorganisation importante de la structure :

a. Sensibiliser à la mission / Responsabiliser les salariés en insertion : il s’agit de préparer les salariés en amont, constitution d’un pool de salariés qui ont été informés et formés en amont sur la méthodologie de travail et l’organisation, le contact avec le public (enfants, parents, salariés communaux, responsables des sites..) et les obligations qui en découlent en terme de savoir-être. Par exemple, pour un marché de nettoyage :

orga-nettoy

 

b. Entretenir une collaboration quotidienne avec les services de la mairie à qui on a pu imposer de travailler avec la SIAE. En amont, il peut être intéressant de mettre en place une réunion de concertation afin de vérifier leur connaissance et compréhension de l’IAE et degré d’acceptation de la collaboration. Pendant la mission, il est nécessaire de mettre en place des procédures de suivi (comités de suivi par exemple), des sessions d’échange d’informations (comités techniques par exemple) afin de partager l’information et d’être sûr que la mission répond aux besoins. La fréquence et la forme (mails-réunions téléphoniques…) sont à déterminer ensemble. Ces échanges réguliers pourront permettre de prévenir les problèmes et de régler les éventuels soucis de la mission.

c. Améliorer la réactivité et l’efficacité de ses pratiques. L’AI a développé ses compétences pour répondre à l’ensemble des nouvelles attentes de ses clients. Elle a ainsi dû développer son réseau avec les services emploi et insertion de la commune et/ou du territoire. Par exemple, il est souvent demandé d’employer des personnes habitant la commune. Cela implique la nécessité d’informer en amont les services emplois partenaires et faire un profil de poste type tout en s’assurant de l’éligibilité à l’IAE du candidat. Les recrutements sont spécifiques et réguliers (organisation de réunions ou petits déjeuners partenaires). Des évaluations annuelles (bilan + suivi de la clause sociale) permettent de faire valoir l’utilité sociale de la structure. Elles sont faites par la directrice en s’appuyant sur les tableaux de suivi tenus toute l’année par son équipe => Une personne est spécialement associée au suivi qualité des missions.

d. Une réorganisation des équipes pour réattribuer les tâches. Ces marchés sont lourds administrativement et comptablement, surtout les marchés à bon de commande (2 sur les 3). Cela implique que chaque demande émanant du service concerné fasse l’objet d’un bon de commande spécifique. Il y a en moyenne sur un marché de 30 à 50 bons de commandes par mois par marché. Chaque bon de commande amène la création d’une ligne de facturation ainsi que la production des justificatifs nécessaires (relevés d’heures signés). L’équipe est ainsi constituée d’une personne attachée au suivi administratif de ces missions.

 

6. Un bilan à  nuancer : des marchés qui ne sont pas la panacée aux baisses d’activité des AI

Ces marchés publics sont effectivement un moyen pour Hercule-Insertion de communiquer autrement et de montrer ses capacité et expertise dans le recrutement de publics éloignés de l’emploi, le suivi et l’accompagnement des salariés en insertion ainsi que la mobilisation de formation sur les premiers niveaux de qualification.

C’est un moyen de faire reconnaître un professionnalisme dans les modalités de réponse aux clauses sociales des marchés publics.

C’est un moyen de convaincre d’autres services de faire appel à Hercule Insertion : soit des services de la municipalité soit des services de la communauté d’agglomération à laquelle adhère la ville (l’AI travaille maintenant avec Cœur d’Essonne, communauté d’agglomération sur laquelle se situe Sainte-Geneviève des Bois).

Ces marchés publics ont été un moyen de multiplier les heures d’insertion au bénéfice des salariés mais elles sont également un moyen de pré-recrutement pour certains des salariés en insertion. En revanche, il ne faut pas sous-estimer la lourdeur administrative et les exigences fortes liées à ce type de marché. C’est donc un service supplémentaire qu’il faut faire valoir lors des éventuels rencontres en amont d’un marché public.

Il ne faut donc pas perdre de vue que si la volonté politique existe et donne une place à la mission d’insertion qui est celle des AI, c’est bien un service de qualité qui est attendu par les services techniques ainsi que par la population ou les bénéficiaires des services municipaux. Cela demande au quotidien une gestion rigoureuse afin que, de centre de coût, l’AI soit reconnu comme centre de profit.

 

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